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关于档案管理工作的思考
发布:本站日期:2017/12/27 15:28:34已浏览:

                     关于档案管理工作的思考 

                 --信息档案中心   鲁平方   胡梦 

   为进一步提高全市国土资源系统档案管理工作水平,实现档案管理科学化、数字化、规范化,合理开发利用档案资源,更好服务经济社会发展,市局信息档案中心组成调研组,对市局系统和各县市区局的档案进行了调查研究,分析了问题,提出了建议对策,明确了今后档案工作的思路和措施。
一、档案管理工作基本情况
   一是完善组织机构,充实干部队伍。今年年初,为加强档案管理工作力量,市局整合系统编制,将原信息中心改名为信息档案中心,增加5名编制,将局办公室负责的档案管理工作职能划转到信息档案中心,改变了以往档案工作由局办公室1名人员兼职管理档案的现状,实现了专门机构专业人员管理档案。8月份,又从湖北大学招收了1名档案专业的大学生,充实档案管理干部队伍。同时,注重档案管理工作人员的业务培训。不仅按照省厅要求组织档案人员参加全省国土资源系统机要保密暨档案管理培训,还邀请市档案局的专家对全市系统的档案人员进行培训授课,现场讲解《档案法》、《湖北省档案管理条例》和中央、省、市三级档案管理工作的有关要求,传授档案管理经验,解答档案日常工作中的具体问题,切实提高档案工作人员的理论水平、实际操作技能和专业素质。
    二是建立健全档案管理制度,形成长效管理机制。上半年,报经局长办公会同意,信息档案中心起草印发了《孝感市国土资源局档案管理暂行办法》,明确了档案工作的组织管理和档案的归档分类、整理接收、开发利用、销毁移交、借阅等各个方面的具体要求,建立健全了档案管理工作的长效机制,使全系统的档案管理工作有章可循。
    三是积极推进档案资料数字化,为档案信息化管理奠定基础。2015年,市局列支了20多万元专项资金,聘请业务档案公司对历年的文书档案和业务档案等进行了整理,对文书档案进行了扫描和数字化,建立了档案管理系统。今年,拟继续投入20万元专项资金,对市局机关和部分直属单位未数字化的业务档案继续进行整理、扫描和数字化处理,为档案资料信息化管理奠定基础。
    四是以上率下,努力提高全市系统档案工作的整理水平。在努力做好市局机关档案管理工作的同时,积极加强对各直属单位和各县市区局的指导和督查,以上率下,以机关带系统,不断提高全市系统档案工作的整体水平。二季度,信息档案中心对整个系统的档案工作情况进行了摸底清查,对少数单位存在的归档规范问题进行业务指导与监督,力争提高整个系统的档案管理水平。目前,全市县市区局和直属单位档案工作全部达标,7个县市区局中除汉川市和应城市2个是省一级外,其他5个县市区局全部是省特级;9个直属单位和城区4个所全部是省一级。
二、存在的问题
    一是现有的档案库房不能满足整个局系统档案的存放需求。目前市局系统共有档案资料23万多卷,其中,市局机关11万多卷,各直属单位12万多卷。而且,不动产中心在成立之前,房产局原有的需移交的业务档案有24万多卷,目前存放在市房管局400平方米左右的档案库房中,今后将移交至我局档案库房统一管理。同时,每年局机关系统约新产生档案1万卷左右,不动产中心产生3-4万卷。我们新办公楼现有的档案库房只有300多平方米,并配备有22个活动密集架及相应的恒温空调、除湿机、气体灭火器等设施。但这所能存放的档案数量有限,并不足以支持今后10-20年的档案工作发展,未来收集的档案及新产生的档案将面临无处可放的困境。
    二是档案管理工作力度不够。主要表现在档案的收集整理工作不够到位,目前只收集了局机关的档案,还未接收二级单位的档案;档案整理工作刚刚起步,需要不断跟进以及完善。
    三是档案信息化管理水平有待提高。局办公室虽然在2015年已经对2014年及以前的市局机关档案进行了数字化处理,形成了电子目录,其中文书档案进行了原件扫描,但还有大量的期限30年及永久保存的业务档案没有进行扫描和数字化处理,需要逐年进行数字化,实现室藏档案网络化管理。
三、下步打算和建议
    一是编制档案管理工作五年发展规划。对全市国土资源系统的档案管理工作进行通盘考虑,统一规划,明确今后五年的指导思想、工作目标和落实措施。着力加强档案基础建设、档案法制建设、档案信息化建设、档案业务建设和档案干部队伍建设,拓展档案工作新领域,使档案管理工作更好地为新常态下的国土资源管理服务,努力开创档案工作的新局面。
    二是加强档案基础工作。加大对局机关及二级单位档案的收集力度,并对收集上来的档案进行统一整理,形成完备的档案管理制度。信息档案中心将在做好局机关档案收集整理工作的基础上,逐步接受二级单位的档案,并指导监督其进行档案管理。2016年计划对100件文书档案、7600卷业务档案进行原件扫描,并争取在资金允许的情况下对更多的档案进行数字化,努力实现室藏档案网络化管理。并按照有关制度和规范,制定档案管理的相关制度。规范化、系统化档案管理工作,确保能在2017年档案工作目标考评中达到省特级标准。
    三是提高档案信息化管理水平。借助“一张图”平台,开发网络版档案管理软件,实现市局系统档案工作的信息化管理。将已经过数字化处理的档案资料数据注入核心数据库,机关各科室和各直属单位通过“一张图”平台的软件管理系统终端,根据设定的管理权限直接访问各自对应管理的档案资料数据,进行档案查询和利用,实现“信息多跑路、群众少跑腿”。
    四是改善档案管理工作条件。建议将新办公楼二楼档案库房进行全面调整,并将三楼改造为档案库房,同时按照库房管理要求达到“八防”标准。根据市局系统档案实现统一管理和达标省特级的硬件要求,建议按《湖北省机关档案工作业务建设规范》标准,将二楼原实物档案荣誉陈列室改造成档案库房,存放二级单位的业务档案;将二楼原陈列室隔壁的两间办公室分别改为档案整理室及阅档室,供档案临时整理及用户查阅利用档案时使用;将二楼原活动室改造为档案库房,供不动产中心使用;将整个三楼结构加固并改造成档案库房,留给不动产中心未来存放档案使用;将一楼大会议室对面的房间改成实物档案荣誉陈列室,或以文化长廊形式展示。同时,完善现有档案库房的相关设施设备,形成符合规范的机关综合档案室。


























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